为什么 AI 不喜欢 Excel？

这是"AI 不喜欢系列"的第三篇。

第一篇讲了 .docx——本质是 ZIP + XML 文档工程包，人类用它编辑和协作，AI 被样式碎片和修订痕迹折磨。

第二篇讲了 PDF——本质是固定版面的电子纸，人类用它归档和签章，AI 连正文在哪里都不知道。

这一篇讲 Excel。和前两篇有个重要区别：Excel 有两种格式，得先分清楚。

一、.xls 和 .xlsx：不是同一代人

很多人以为 .xls 和 .xlsx 只是版本不同。实际上它们是两种完全不同的文件格式。

.xls 是老式二进制格式。 Excel 97-2003 时代的产物，基于 Microsoft 的 OLE 复合文档结构。你可以把它理解成一个 Excel 专用的二进制容器——不是文本，不是 XML，不是 ZIP。把 .xls 改成 .zip 解压不了。要读取它，需要专门的解析器：Excel 本身、LibreOffice、Python 的 xlrd、Apache POI，或者商业库如 Aspose。

.xlsx 是新式 ZIP + XML 格式。 Excel 2007 之后的默认格式，和 .docx 是同一套设计哲学。把 表格.xlsx 改成 表格.zip，解压后你能看到：

[Content_Types].xml

\_rels/

docProps/

xl/

核心在 xl/ 目录里：

xl/workbook.xml — 工作簿结构

xl/worksheets/sheet1.xml — 第一个工作表

xl/sharedStrings.xml — 重复文本的字符串池

xl/styles.xml — 字体、边框、颜色、数字格式

xl/theme/theme1.xml — 主题

xl/\_rels/workbook.xml.rels — 关系文件

和 .docx 一模一样的配方：ZIP 壳 + XML 肉 + 关系文件做胶水。

所以先记住一个简单结论：.xls ≈ 老式二进制黑盒，.xlsx ≈ ZIP + XML 表格包。 AI 对 .xlsx 的处理能力比 .xls 好很多，但两种格式都有各自的麻烦。

二、人类为什么离不开 Excel？

Excel 不是单纯的表格工具。它是一个轻量级业务系统。

它能同时承载数据录入、计算公式、筛选排序、统计汇总、图表展示、格式标注、批量清单、财务测算、项目管理和台账维护——一个文件解决从原始数据到分析结论的全链条。

法律和商业场景里，Excel 几乎无处不在：工程款结算表、付款台账、债权债务明细、房源清单、股权结构表、投资测算表、诉讼案件台账、证据目录、合同履行进度表、违约金计算表、报销费用清单。

人类喜欢 Excel 的原因就一句话：它既能看，又能算，还能改。

但这恰好也是 AI 头疼的根源。

三、AI 为什么头疼？七个核心问题

1. 单元格是二维坐标，不是自然语言

AI 最喜欢的输入是连续文本：

甲方应于合同签订后 15 日内支付第一期款项。

Excel 给你的却是二维网格：

A1: 付款节点

B1: 比例

C1: 条件

A2: 第一期

B2: 30%

C2: 合同签订后 15 日内

AI 得自己判断：第一行是不是表头，每一列是什么字段，每一行是不是一条独立记录。人眼扫一下就懂的事，机器要多做好几步推理。

2. 合并单元格：人类的美观，AI 的噩梦

很多 Excel 这样设计：

A1:C1 合并 → "某项目付款计划表"

A2:A5 合并 → "一期工程"

B2: 第一笔

B3: 第二笔

B4: 第三笔

人类自然知道 B2、B3、B4 都归属于"一期工程"。但程序读取时，只有 A2 单元格有值，A3、A4、A5 是空的。如果不做合并单元格填充，AI 看到的是：

一期工程 | 第一笔

空 | 第二笔

空 | 第三笔

上下文断了。

法律场景里这尤其危险。比如"违约责任"四个字是跨行合并的标题，下面列着"第 1 项：逾期付款""第 2 项：逾期交付"。如果"违约责任"丢了，AI 不知道这两行属于哪个类别。

<svg xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 600 260">
  
  <!-- 左侧：人类看到的 -->
  <rect x="20" y="15" width="270" height="230" rx="4" fill="#f5faf5" stroke="#4a9e4a" stroke-width="1.5"/>
  <text x="155" y="42" text-anchor="middle" font-size="14" font-weight="700" fill="#4a9e4a">人类看到的</text>
  
  <!-- 模拟表格 -->
  <rect x="40" y="55" width="230" height="26" rx="2" fill="#e8f5e8" stroke="#4a9e4a" stroke-width="0.5"/>
  <text x="155" y="73" text-anchor="middle" font-size="11" fill="#333" font-weight="600">违约责任（合并单元格标题）</text>
  
  <rect x="40" y="81" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <rect x="155" y="81" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <text x="97" y="96" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#333">第1项：逾期付款</text>
  <text x="212" y="96" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#555">0.05%/日</text>
  
  <rect x="40" y="103" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <rect x="155" y="103" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <text x="97" y="118" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#333">第2项：逾期交付</text>
  <text x="212" y="118" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#555">0.05%/日</text>

  <text x="155" y="150" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#4a9e4a">"违约责任"覆盖下面两行 ✓</text>

  <!-- 右侧：AI 读到的 -->
  <rect x="310" y="15" width="270" height="230" rx="4" fill="#fff5f5" stroke="#c41e3a" stroke-width="1.5"/>
  <text x="445" y="42" text-anchor="middle" font-size="14" font-weight="700" fill="#c41e3a">AI 读到的（未填充合并单元格）</text>

  <rect x="330" y="55" width="230" height="26" rx="2" fill="#ffe8e8" stroke="#c41e3a" stroke-width="0.5"/>
  <text x="445" y="73" text-anchor="middle" font-size="11" fill="#c41e3a" font-weight="600">违约责任</text>

  <rect x="330" y="81" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <rect x="445" y="81" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <text x="387" y="96" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#c41e3a">第1项：逾期付款</text>
  <text x="502" y="96" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#555">0.05%/日</text>

  <rect x="330" y="103" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <rect x="445" y="103" width="115" height="22" fill="#fff" stroke="#ccc" stroke-width="0.5"/>
  <text x="387" y="118" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#555">第2项：逾期交付</text>
  <text x="502" y="118" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#555">0.05%/日</text>

  <text x="445" y="150" text-anchor="middle" font-size="10" fill="#c41e3a">第2项丢了归属 ✗</text>

  <!-- 底部说明 -->
  <rect x="40" y="180" width="520" height="55" rx="3" fill="#f8f8f8" stroke="#ddd" stroke-width="1"/>
  <text x="300" y="200" text-anchor="middle" font-size="12" fill="#555">合并单元格只有左上角有值，其余位置为空</text>
  <text x="300" y="222" text-anchor="middle" font-size="12" fill="#555">不做"向下填充"，AI 丢失层级归属关系</text>

</svg>

3. 一个 sheet 里塞了好几个表

标准数据表很简单：第一行字段名，后面每行一条记录。

但真实世界的 Excel 很少这么干净。更常见的布局是：上面有标题，中间有说明文字，左边是主表，右边是备注列，下面是汇总行，旁边还有临时计算区。

比如一个工程款结算的 sheet：

A1: "XX 项目结算汇总表"

A3:D10: 工程款明细

F3:H8: 税费测算

A13:D16: 付款计划

A20:D25: 争议金额说明

人类靠视觉位置自然区分这些区域。AI 得先做表格区域识别——哪里是表，哪里是标题，哪里是脚注，哪里是备注，哪里是计算区。这比读 CSV 多了好几层推理。

4. 公式结果和公式本身：两套信息

Excel 的核心价值是公式。一个单元格显示 1,000,000，背后可能是 =B2*C2-D2。

AI 分析时要做一个选择：看计算结果，还是审查公式逻辑，还是两者都要？

违约金计算表里，=本金日利率逾期天数——只读结果不知道逻辑对不对，只读公式不知道当前数值是多少。

再加上公式引用错误、隐藏行列、手工覆盖公式、外部链接、循环引用、跨 sheet 引用、公式缓存未更新——Excel 对 AI 来说不是简单的"读表"，而是要判断每个数字到底是输入值、计算值、汇总值，还是人工拍的结果。

5. 显示值和真实值不一样

一个单元格显示 2024 年 5 月 1 日，内部值可能是 45413——因为 Excel 的日期本质是序列号。

显示 30%，内部值是 0.3。显示 1,000,000.00，内部值是 1000000。

AI 如果只拿到原始值，觉得莫名其妙；只拿到显示值，又丢了精确计算能力。

法律场景里特别注意：0.05%/日 不能误读成 0.05/日——差 100 倍。

6. 隐藏的内容：你以为没有，AI 可能读到了

Excel 可以隐藏行、隐藏列、隐藏 sheet、筛选后的数据、批注、公式、受保护区域。

人打开文件时可能只看到筛选后的 20 行。但程序读取时可能读到全部 2000 行。反过来——重要信息藏在隐藏 sheet 里，AI 默认没读到——问题更大。

法律尽调、财务审查、证据分析中，这种"看到的不全，读到的也不全"是个实实在在的坑。

7. 颜色标注不是稳定语义

真实 Excel 重度依赖视觉标注：红色是有问题，黄色是待确认，绿色是已完成，删除线是不采用，加粗是小计，灰色是不计入。

但这些规则不在数据里。人类凭经验知道"黄色单元格要重点看"，AI 只读文本时完全感受不到。即使读到了样式信息，也不知道这个颜色在这个文件里代表什么。没有图例，颜色就是噪音。

四、Excel vs 它的同类：一张表

| 格式 | 本质 | 人类喜欢它的原因 | AI 不喜欢它的原因 |

|------|------|-----------------|------------------|

五、为什么 AI 最喜欢 CSV？

CSV 长这样：

付款节点,付款比例,付款条件

第一期,30%,合同签订后 15 日内

第二期,50%,主体验收后

第三期,20%,竣工验收后

它的好处很朴素：一行一条记录，一列一个字段，没有合并单元格，没有复杂样式，没有隐藏对象，没有公式依赖。容易 diff，容易入库，容易分析。对 AI 来说它接近数据库表——这恰恰是 AI 最舒服的输入形态。

代价当然也有：没有样式，没有公式，没有多个工作表，不适合复杂排版，不适合人类做综合台账。

所以实际工作里的分工应该是：

Excel：给人维护和协作
CSV：给机器读取和分析
JSON：给系统表达复杂嵌套结构
Markdown：给 AI 处理文字说明

六、法律场景下的实操建议

证据目录、案件台账、合同清单——尽量用规范表格。第一行就是字段名，一行只放一条记录，不要合并单元格，不要空行隔开，不要一个 sheet 放多个表，不要只用颜色表达含义。

比如：

证据编号 | 证据名称 | 形成时间 | 证明目的 | 页码

证据 1 | 施工合同 | 2021-01-01 | 证明合同关系 | 1-20

证据 2 | 付款凭证 | 2021-03-01 | 证明付款事实 | 21-25

这种表 AI 读起来毫无压力。

工程款、违约金、利息计算表——保留公式和计算结果两套信息。最好加上：本金、起算日、截止日、天数、日利率、计算公式、计算结果。不要只给一个最终金额。AI 审查计算逻辑时，需要看到"这个金额是怎么算出来的"。

复杂 Excel——先拆分再交给 AI：

Excel 原件（保留）

↓ 拆分每个 sheet

↓ 识别每个表格区域

↓ 转成 CSV / JSON

↓ 附上字段解释

↓ 再交给 AI 分析

七、三篇一起看

这个系列写了三种办公格式，结论可以汇成一张表：

|------|------|-----|------|

三种格式，一个共同规律：人类靠视觉和经验理解文件，AI 靠结构和文本。越灵活、越视觉化、越依赖人工习惯的格式，AI 越头疼。

所以最务实的策略不是"不用这些格式"——在法律行业不可能。而是建立一条清晰的转换流水线：人用 Office 格式协作和交付，机器用 Markdown/CSV/JSON 理解和分析，各取所需，互不耽误。

作者简介： 陈石律师，浙江海泰律师事务所副主任、高级合伙人、房地产与建设工程部主任，宁波市律师协会副秘书长、第七届宁波仲裁委员会仲裁员，聚焦建筑房地产、投融资、并购重组及商事争议解决。曾获多家法律媒体与专业机构认可，荣登 LegalOne 2025 中国区建工及房地产实务先锋 45 强、律新社 2025 年度管理合伙人 20 佳（华东），入选《商法》The A-List 法律精英，获评 ALB China 区域市场十五佳长三角地区律师新星，并获律新社 2024 年度并购领域品牌之星。长期为万科、华润置地、信达地产、保利置业、招商蛇口、中海地产等企业提供法律服务，承办"首宗百亿地王""长春第一高楼""台州第一高楼"等代表性项目，累计服务项目投资额超千亿。近年来持续推动 AI 与法律实务融合，强调以结构化方法打通技术逻辑、法律判断与商业场景；著有《赋能法律人：AI 底层思维与应用范式》，并在多地开展相关主题讲座与分享。四明山法师 AI 夜校（legalAGI.cn）发起人。